Beschreibung: Dieses Modul ermöglicht die Definition einer Liste notwendiger Dokumente, die Kunden direkt aus ihrem geschützten Bereich hochladen können. Es erleichtert das Sammeln, Verwalten und Archivieren wichtiger Dateien, die mit jedem Benutzer verbunden sind.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Die Nutzung des Tools Kundendokumente ist grundlegend für das Onboarding und die Einhaltung von Vorschriften:
- Sammlung rechtlicher Dokumente: Fordern Sie automatisch Ausweisdokumente, Handelsregisterauszüge oder unterschriebene Verträge von neuen Kunden während der Registrierung oder zu einem späteren Zeitpunkt an.
- Compliance-Management: Stellen Sie sicher, dass jeder Kunde die erforderlichen Zertifikate oder Lizenzen hochgeladen hat, bevor er auf bestimmte Dienstleistungen zugreifen kann.
- Zentrale Archivierung: Anzeigen und Verwalten aller Dokumente eines Kunden in einem einzigen, dafür vorgesehenen Bereich innerhalb des Administrationspanels.
Hauptfunktionen
1. Definition der Dokumente
Der Administrator kann eine unbegrenzte Liste von erforderlichen Dokumenttypen erstellen (z.B. "Ausweisdokument", "Unterschriebener Vertrag", "Wohnsitzbescheinigung").
2. Flexible Upload-Modi
Für jedes definierte Dokument kann die Upload-Methode festgelegt werden:
- Optional: Der Kunde kann wählen, ob er es hochlädt oder nicht.
- Erforderlich: Der Kunde ist verpflichtet, die Datei hochzuladen.
- Nur von Administratoren hochladbar: Das Dokument ist für den Kunden sichtbar, aber nur das interne Personal kann es hochladen oder bearbeiten.
3. Anforderung zusätzlicher Daten
Neben der Datei kann der Kunde aufgefordert werden, zugehörige Textinformationen einzugeben (z.B. "Ablaufdatum", "Protokollnummer"). Diese Textfelder werden vom Administrator definiert und dem Kunden beim Hochladen angezeigt.
4. Kundenbereich-Verwaltung (Geschützter Bereich)
Kunden haben einen eigenen Bereich, in dem sie:
- Die Liste der angeforderten Dokumente einsehen können.
- Die erforderlichen Dateien hochladen können (Bilder, PDF usw.).
- Bereits hochgeladene Dateien anzeigen können, einschließlich Upload-Datum und Vorschau (bei Bildern).
- Die für das Dokument geforderten zusätzlichen Textfelder ausfüllen können.
5. Administratorbereich-Verwaltung
Im Verwaltungsbereich jedes Kunden kann der Administrator:
- Den Upload-Status aller Dokumente einsehen.
- Vom Kunden hochgeladene Dateien herunterladen oder anzeigen.
- Hochgeladene Dokumente manuell bearbeiten oder ersetzen.
- Die vom Kunden eingegebenen zusätzlichen Daten anzeigen und bearbeiten.
Einrichtung
Die Konfiguration des Moduls ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:
1. Allgemeine Einstellungen (Dokumentdefinition)
In diesem Bereich werden die spezifischen Dokumente definiert, die angefordert werden sollen.
| Feld | Beschreibung | Verfügbare Optionen |
|---|---|---|
| Dokumentname | Der Name, der dem Kunden angezeigt wird (z.B. "Führerschein"). | Freitext. |
| Upload-Modus | Definiert, wer das Dokument hochladen muss oder darf. | Optional, Erforderlich, Nur von Admins hochladbar. |
| Zusätzliche Dateneingabe anfordern | Aktiviert zusätzliche Textfelder, die mit der Datei verknüpft sind. | Ja/Nein (Checkbox). |
| Welche Daten möchten Sie anfordern? | Wenn die vorherige Option aktiviert ist, geben Sie die Namen der erforderlichen Felder ein (z.B. Ausstellungsdatum, Ausstellungsort). | Liste von durch Komma getrennten Bezeichnungen. |
2. Einstellungen Kundenbereich
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Abschnitt im Kundenbereich anzeigen | Aktiviert oder deaktiviert den Menüpunkt "Meine Dokumente" im geschützten Kundenbereich. |
| Einleitungstext | Ein Textfeld (mit Formatierungsunterstützung) zur Bereitstellung von Anweisungen oder einer Willkommensnachricht im Dokumentenbereich. |
| Dokumenten-Upload verpflichtend machen | Wenn ausgewählt, wird der Upload aller als "Erforderlich" markierten Dokumente für den vollständigen Zugang zum Kundenbereich verpflichtend. |
Automatische Integrationen
Das Modul "Kundendokumente" integriert sich automatisch mit anderen Systemfunktionen zur Verbesserung der Datenverwaltung:
Anzeige und Filter in der Kundenverwaltung
- Spalte in der Kundenliste: Es wird eine Spalte in der allgemeinen Kundentabelle hinzugefügt, die schnell anzeigt, ob der Kunde Dokumente hochgeladen hat (Ja/Nein).
- Erweiterte Suchfilter: Die Kundenliste kann nach dem Upload-Status eines bestimmten Dokuments gefiltert werden. Zum Beispiel können Sie alle Kunden suchen, die das "Ausweisdokument" "hochgeladen" oder "nicht hochgeladen" haben.
- Zusammenfassung im Kundenprofil: Im Übersichts-Tab jedes Kunden wird ein Feld angezeigt, das angibt, ob die Dokumente "Hochgeladen" oder "Nicht hochgeladen" sind.
Datenverwaltung
- Automatische Datenbereinigung: Wenn ein Kunden-Datensatz aus dem System gelöscht wird, werden alle über dieses Modul hochgeladenen zugehörigen Dokumente automatisch aus dem Archiv entfernt, um Datenschutz zu gewährleisten und Speicherplatz freizugeben.
API-Zugriff
Das Modul stellt API-Funktionen bereit, die externen Systemen erlauben:
- Ein Dokument hinzufügen: Ein Dokument für einen bestimmten Kunden über einen externen Aufruf hochzuladen.
- Dokumente auflisten: Den Status und die Details aller Dokumente eines Kunden abzurufen.
(Hinweis: Der API-Zugriff erfordert technische Kenntnisse und wird üblicherweise für individuelle Integrationen mit Drittanbietersoftware verwendet.)
