Beschreibung: Dieses Tool ermöglicht es, eine hierarchische oder betreuende Beziehung herzustellen, indem einem bestimmten Benutzer (dem Referenten) ein anderer Benutzer im System zugewiesen wird.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Nutzen Sie das Referenzbenutzersystem, um klare Organisationsstrukturen zu verwalten und die Aufsicht zu erleichtern:
- Verwaltung von Vertriebsnetzen: Weisen Sie einem Area Manager (Referent) alle Verkäufer seines Teams zu, sodass der Manager automatisch die Daten und Aktivitäten seiner Untergebenen einsehen kann.
- Betreuung und Mentoring: In Ausbildungskontexten wird jedem Studenten ein Tutor zugewiesen, der direkten Zugriff auf den Fortschritt und die Daten des Studenten hat.
- Hierarchische Unternehmensstrukturen: Definieren Sie, wer der direkte Vorgesetzte eines Mitarbeiters ist, und automatisieren Sie die Sichtbarkeitsregeln der Daten entsprechend der Befehlskette.
Hauptfunktionen
1. Zuweisung des Referenten
Ein Referenzbenutzer kann auf zwei Arten zugewiesen werden:
- Über das Benutzerprofil: Im Verwaltungsbereich eines Benutzers gibt es einen eigenen Reiter („Referenzbenutzer“), in dem der Referent aus einer Liste verfügbarer Benutzer ausgewählt werden kann.
- Während der Registrierung: Wenn in den Einstellungen aktiviert, kann der Benutzer seinen Referenten eigenständig während der Anmeldung zum System auswählen.
- Massenaktion: In der Benutzerliste können mehrere Benutzer gleichzeitig ausgewählt und über eine Schnellaktion ein gemeinsamer Referent zugewiesen werden.
2. Hierarchische Datensichtbarkeit
Das System erweitert automatisch die Datensichtbarkeit. Wenn einem Referenten die Sicht auf die Daten seiner „Untergebenen“ erlaubt wird, kann er nicht nur auf die Daten des direkt zugewiesenen Benutzers zugreifen, sondern auch auf diejenigen der Benutzer, die diesem untergeordnet sind (kaskadierende Sichtbarkeit).
3. Übersicht in der Benutzertabelle
Die Haupttabelle zur Benutzerverwaltung enthält eine Spalte, die sofort den jeweils zugewiesenen Referenzbenutzer für jedes Profil anzeigt.
Einrichtung
Die Konfigurationsoptionen sind im Einstellungsbereich des Moduls zugänglich und ermöglichen es, die Zuweisungsregeln für verschiedene Benutzerstufen im System festzulegen.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Referenzbenutzersystem aktivieren | Aktiviert oder deaktiviert die Funktion vollständig. |
| Auswahl während Registrierung erlauben | Ermöglicht neuen Benutzern, ihren Referenten bei der Anmeldung auszuwählen. |
| Pflicht für Ebenen | Wählen Sie Benutzerstufen aus, für die die Zuweisung eines Referenten ein Pflichtfeld ist. |
| Für Ebenen ausblenden | Wählen Sie Benutzerstufen aus, bei denen das Feld zur Zuweisung des Referenten im Profil nicht angezeigt werden soll. |
| Nicht auswählbare Ebenen ausschließen | Wählen Sie Benutzerstufen aus, die nicht als Referenten gewählt werden dürfen (z.B. können Nutzer mit Rolle „Kunde“ nicht als Referent fungieren). |
Datenanzeige einschränken
Dieser Abschnitt definiert, welche Daten (verbunden mit verschiedenen Modulen des Systems) vom Referenten eingesehen werden dürfen.
| Modul/Daten | Optionen | Zweck |
|---|---|---|
| [Modulname] | Standard / Auch Daten von untergeordneten Benutzern anzeigen | Mit Auswahl der Option „Auch Daten von untergeordneten Benutzern anzeigen“ erhält der Referent Zugriff auf alle Datensätze, die von Nutzern innerhalb seiner Hierarchie erstellt wurden. |
Automatische Integrationen
Kontrolle bei Erstellung von Benutzern
Das System überprüft automatisch Pflicht- und Sichtbarkeitsregeln beim Erstellen oder Ändern eines Benutzers und stellt sicher, dass die für verschiedene Benutzerstufen gesetzten Regeln eingehalten werden.
Zugriff für externe Systeme
Es steht ein Zugangspunkt (API) zur Verfügung, über den Software oder externe Systeme schnell das System abfragen können, um Details zum Referenzbenutzer abzurufen, der einem bestimmten Benutzer-ID zugeordnet ist.
