Beschreibung: Ein Werkzeug zur Verwaltung und Nachverfolgung eingehender Kontakte (Leads), das es den Mitarbeitern ermöglicht, Interaktionen zu protokollieren und den Fortschrittsstatus potenzieller Kunden zu überwachen.

Wozu dient es? (Praktische Beispiele)

Dieses Werkzeug ist für Unternehmen mit einem hohen Volumen an Telefonkontakten oder Erstinteraktionen unerlässlich, da es ermöglicht:

• Standardisierung der Registrierung: Es stellt sicher, dass alle Interaktionen mit Leads einheitlich unter Verwendung vordefinierter Notizvorlagen erfasst werden.
• Verwaltung der Arbeitswarteschlange: Es bietet den Mitarbeitern eine klare Arbeitswarteschlange, priorisiert Leads, die noch nicht kontaktiert wurden, und reserviert Kunden für den ersten Mitarbeiter, der sie übernimmt.
• Analyse der Leistung: Messung der Effektivität der Kontaktaktivitäten und Analyse der Abschlussraten (abgeschlossene Leads) nach Mitarbeiter und Zeitfenster.

Hauptfunktionen

Verwaltung und Navigation der Leads

Das Modul bietet eine dedizierte Oberfläche zur Ansicht und Navigation zwischen Kunden im Fluss.

• Priorität für neue Kontakte: Das System sortiert automatisch die Kunden und zeigt zuerst diejenigen an, die noch keine Interaktion oder Notiz im Kundenfluss erhalten haben.
• Erweiterte Suche: Schnelle Suche nach Kontakten anhand von Name, E-Mail oder Telefonnummer ist möglich.
• Automatische Zuweisung (Reservierung): Wenn diese Funktion für Ihre Rolle aktiviert ist, wird der Kunde dem ersten Mitarbeiter reserviert, der eine Notiz eingibt, um zu verhindern, dass mehrere Personen gleichzeitig am selben Lead arbeiten.
• Statusverfolgung: Für jeden Kunden wird die letzte registrierte Notiz angezeigt sowie ein Hinweis darauf, ob der Lead abgeschlossen oder noch in Bearbeitung ist.

Werkzeuge für den Mitarbeiter

Während der Eingabe einer Notiz (Kundenhistorie) stehen Tools zur Verfügung, um die Dateneingabe zu beschleunigen:

• Vordefinierte Notizen: Schnellwahl einer zuvor gespeicherten Notiz (Vorlage) über einen Button „Vordefinierte Notizen“.
• Automatische Etikettierung: Die Nutzung bestimmter vordefinierter Notizvorlagen kann automatisch Labels (Tags) beim Kunden vergeben (z.B. 'Rückruf', 'Nicht interessiert'), was die Segmentierung vereinfacht.

Detailliertes Reporting

Das Modul fügt einen umfassenden Datenquelle-Bereich zum Report-Segment hinzu und ermöglicht die Analyse des Arbeitsflusses:

• Kontaktmetriken: Anzeige der Gesamtzahl registrierter Anrufe, eindeutiger kontaktierter Leads und Anzahl abgeschlossener Leads.
• Analyse pro Mitarbeiter: Gruppierung der Daten nach Mitarbeiter zur Überwachung individueller Leistungen.
• Klassifizierung der Ergebnisse: Analyse der Verteilung von Anrufergebnissen (Positiv, Negativ, Teilweise, Nicht klassifiziert).
• Zeitliche Filter: Ermöglicht das Filtern von Daten basierend auf dem Datum der Anrufe.

Einrichtung

Die Einstellungen des Kundenflusses befinden sich im Konfigurationsbereich des Plugins.

Allgemeine Einstellungen

Option	Beschreibung
Nur anzeigen wenn in folgenden Listen vorhanden	Filtert die Kunden, die im Bereich „Kundenfluss“ erscheinen; es werden nur diejenigen eingeschlossen, die in den ausgewählten Marketinglisten eingetragen sind.
Auswahl der anzuzeigenden Informationen	Ermöglicht die Auswahl zusätzlicher Kundeninformationen (z.B. Newsletter-Listen), die in der Oberfläche des Kundenflusses angezeigt werden sollen.
Reserviere Kunde für den ersten Mitarbeiter, der eine Notiz eingibt	Auswahl der Benutzerrollen, für welche die automatische Zuweisungsfunktion (Reservierung) des Leads aktiv sein soll.

Vordefinierte Notizen

Dieser Abschnitt erlaubt das Erstellen und Verwalten standardisierter Notizvorlagen, die von Mitarbeitern schnell angewendet werden können.

Feld	Beschreibung
Titel	Der Name der Notizvorlage (z.B. „Erfolgreicher Anruf“).
Notiz	Vollständiger Text der Notiz, der bei Auswahl eingefügt wird.
Zuweisung von Labels	Kundenspezifische Labels, die automatisch beim Verwenden dieser Notiz angewendet werden.

Reporting via KI

Dieser Abschnitt verwaltet die Integration mit Künstlicher Intelligenz zur automatischen Analyse von Notizen.

Option	Beschreibung
KI-basiertes Reporting aktivieren	Aktiviert den automatischen Prozess zur Analyse des Inhalts kürzlich eingegebener Notizen und weist einen Fortschrittsstatus zu (Positiv, Negativ, Teilweise, Nicht klassifiziert) ohne manuelles Eingreifen.
OpenAI-Schlüssel	Erfordert die Konfiguration des OpenAI-API-Schlüssels im Bereich „API-Schlüssel verwalten“ des Systems.

Automatische Integrationen

Der Kundenfluss integriert sich mit verschiedenen Systembereichen zur Automatisierung von Prozessen und Verbesserung der Datenanalyse.

Segmentierung und Automatisierung

Das Modul führt eine neue Filterbedingung bei Verwaltung von Kunden und Listen ein:

• Lead-Status-Filter: Ermöglicht die Segmentierung von Kunden basierend auf ihrem Status im Fluss:
• Keiner: Hat nie Interaktionen im Kundenfluss gehabt.
• In Bearbeitung: Hat Interaktionen gehabt, aber Lead ist noch nicht abgeschlossen.
• Abgeschlossen: Der Lead wurde abgeschlossen.

Automatische Klassifizierung (KI)

Wenn die KI-Funktion aktiviert ist, führt das System geplante automatische Operationen aus, welche regelmäßig kürzlich eingegebene Notizen analysieren. Die KI klassifiziert das Ergebnis des Anrufs (z.B. Positiv oder Negativ) und speichert diesen Status für Berichte ab – so bleiben Fortschrittsdaten stets aktuell.

Automatische Etikettierung

Wenn ein Mitarbeiter eine vordefinierte Notiz verwendet, welche eine Label-Zuweisung enthält, werden diese Labels sofort beim Kunden angewendet. Dies kann weitere Systemautomatisierungen auslösen (z.B. Versand einer spezifischen Follow-up-E-Mail-Sequenz).