Beschreibung: Ermöglicht die bidirektionale und automatische Synchronisierung von Terminen zwischen Framework360 und deinem Google Calendar-Konto.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Dieses Tool ist unerlässlich für alle, die Termine, Meetings oder Verpflichtungen verwalten und einen einheitlichen Workflow zwischen ihrer Arbeitsumgebung und Google Calendar wünschen.
- Zentralisierung der Termine: Jeder über die Buchungsformulare von Framework360 vereinbarte Termin wird sofort in deinem persönlichen oder geschäftlichen Google Calendar angezeigt.
- Zeitmanagement: Direkt im Google Calendar erstellte Ereignisse (z. B. interne Meetings oder Urlaub) werden in Framework360 importiert und blockieren automatisch die Verfügbarkeit in den Buchungsformularen.
- Automatisierung von Meetings: Generiert und fügt automatisch Links für Videokonferenzen (Google Meet) sowie E-Mail-Einladungen für jeden neuen Termin hinzu.
Hauptfunktionen
Die Funktionen werden über die globalen Einstellungen des Plugins und spezifische Konfigurationen für einzelne Buchungsformulare gesteuert.
- Bidirektionale Synchronisation:
- Import (IN): Importiert Ereignisse aus einem oder mehreren ausgewählten Google Kalendern nach Framework360.
- Export (OUT): Exportiert in Framework360 erstellte Ereignisse zu einem oder mehreren ausgewählten Google Kalendern.
- Automatische Einladungserstellung: Option zum automatischen Versenden von Einladungen per E-Mail an Gäste (Kunden) über das native System von Google Calendar.
- Integration Google Meet: Ermöglicht das automatische Erstellen und Anhängen eines Google Meet-Links an das im Kalender erstellte Ereignis, um virtuelle Meetings zu erleichtern.
- Integration WhatsApp: Ermöglicht das automatische Hinzufügen eines WhatsApp-Chat-Links in die Beschreibung des Ereignisses, sodass der Kunde den Organisator schnell kontaktieren kann.
- Synchronisiertes Löschen: Das Löschen eines Ereignisses in Framework360 führt zur automatischen Entfernung im Google Calendar (und umgekehrt bei importierten Ereignissen).
- Anpassung des Titels: Es ist möglich, einen individuellen Titel für exportierte Ereignisse festzulegen, wobei dynamische Shortcodes verwendet werden können (z. B. Kundenname, gebuchte Dienstleistung).
Einrichtung
1. Globale Einstellungen (Control Panel)
Diese Einstellungen definieren, welche Kalender überwacht und für die Standard-Synchronisation verwendet werden sollen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zu importierende Kalender | Wähle die Google Kalender (persönlich oder geteilt), aus denen Framework360 Ereignisse importieren soll, um Verfügbarkeiten zu blockieren. |
| Kalender für den Export | Wähle die Google Kalender aus, in die Framework360 erstellte Ereignisse exportieren soll (z. B. Termine). |
Hinweis: Wenn die Berechtigung für Google Calendar nicht aktiv ist oder abläuft, fordert das System eine erneute Anmeldung an, um verfügbare Kalender anzeigen und synchronisieren zu können.
2. Benutzereinstellungen (Benutzerverwaltung)
Im Tab "Google Calendar" innerhalb der Benutzerverwaltung kann jedes Teammitglied seinen eigenen Zielkalender definieren.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zielkalender | Ermöglicht dem Nutzer die Auswahl seines persönlichen Google Kalenders. Wird ein Termin diesem Nutzer zugewiesen, wird das Ereignis in diesen spezifischen Kalender exportiert und ignoriert dabei die globale Einstellung. |
3. Einstellungen pro Buchungsformular oder Ereignis
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Buchungsformulars bzw. einzelnen Kalendereignisses gibt es einen eigenen Reiter für Synchronisationseinstellungen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zielkalender | Überschreibt die Standard- oder Benutzereinstellung und erzwingt den Export der Termine dieses Formulars in einen spezifischen Kalender. |
| Automatische Einladung | Wenn aktiviert, wird eine Einladung per E-Mail an den Gast über Google Calendar gesendet. |
| Google Meet | Wenn aktiviert, wird automatisch ein Link für ein virtuelles Meeting erstellt und dem Ereignis angehängt. |
| Wenn aktiviert, wird der WhatsApp-Chatlink des Kunden zur Beschreibung des Termins hinzugefügt. | |
| Individueller Titel | Ermöglicht es, einen spezifischen Titel für das Event im Google Calendar festzulegen, mit dynamischen Shortcodes zur Einbindung von Daten wie Kundenname oder Buchungsdetails. |
Automatische Integrationen
Wiederkehrende Synchronisation
Das System führt automatisch regelmäßige Synchronisationen der eingehenden und ausgehenden Termine durch. So bleibt der Framework360-Kalender stets auf dem neuesten Stand mit Änderungen direkt in Google Calendar – und umgekehrt.
Terminverwaltung
Wenn ein Termin über Framework360-Formulare erstellt oder aktualisiert wird, sorgt das Plugin automatisch dafür:
1. Das entsprechende Ereignis im Ziel-Google-Kalender zu erstellen oder zu aktualisieren.
2. Die Links (Meet, WhatsApp) einzufügen, falls diese Optionen aktiviert sind.
3. Einladungsbenachrichtigungen zu versenden (wenn aktiviert).
Integration mit Kunden
Enthält ein aus Google Calendar importiertes Ereignis Informationen zu einem bestehenden Kunden im Framework360-Datenbankprofil, verknüpft das System das Event automatisch mit dem Kundenprofil. Zudem kann das Hinzufügen eines Events automatisch Marketing-Automationen auslösen (z.B. Versand von Willkommens- oder Erinnerungs-E-Mails).
