Diese Anleitung erklärt, wie man ein Dokument (wie eine Rechnung oder ein Angebot) per E-Mail und/oder SMS versendet, indem vordefinierte oder personalisierte Nachrichten verwendet werden.
1. Zugriff auf die Nachrichtenanpassung
1. Öffnen Sie die Seite des Dokuments, das Sie versenden möchten.
2. Finden Sie den Bereich Personalizza email.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche unter diesem Label (der Text der Schaltfläche lautet etwa Configura [Tipo Documento] oder Invia [Tipo Documento]).
Es öffnet sich ein Modal-Fenster mit dem Titel Invia documento.
2. Konfiguration der E-Mail
Im Fenster Invia documento konfigurieren Sie die Details für den Versand per E-Mail:
1. Messaggio personalizzato:
- Dieser Abschnitt zeigt den Nachrichtentext und den Standardtitel, der in der E-Mail verwendet wird. Sie können den Text direkt in diesen Feldern ändern.
2. Oggetto:
- Geben Sie den Betreff ein, den der Empfänger im Posteingang sehen wird.
3. Destinatari/o email:
- Überprüfen oder ändern Sie die E-Mail-Adressen, an die das Dokument gesendet werden soll. Sie können mehrere Empfänger durch Kommas getrennt hinzufügen.
3. Konfiguration der SMS-Benachrichtigung (optional)
Wenn Sie zusätzlich zur E-Mail eine SMS-Benachrichtigung senden möchten:
1. Finden Sie den Bereich mit dem Titel Invia notifica SMS und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um diese Option zu aktivieren.
2. Sobald aktiviert, füllen Sie folgende Felder aus:
- Destinatari SMS: Geben Sie die Handynummern ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll. Mehrere Nummern können durch Kommas getrennt hinzugefügt werden.
- Mittente: Wählen Sie einen Absender aus der Dropdown-Liste (falls verfügbar) oder lassen Sie die Option Predefinito ausgewählt.
- SMS personalizzato: Geben Sie den Text der SMS-Nachricht ein.
> Tipp: Unter den Personalisierungsfeldern finden Sie eine Tabelle mit allen Shortcodes (dynamische Platzhalter wie {cliente-nome} oder {order-url}), die sowohl im E-Mail-Text als auch in der SMS verwendet werden können.
4. Versandplanung (nur für Rechnungen)
Wenn es sich bei dem Dokument um eine Rechnung handelt und diese noch nicht bezahlt wurde, kann eine Option zur Versandplanung angezeigt werden:
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Programma invio una volta ricevuto il pagamento, wenn das System das Dokument automatisch erst nach Zahlungseingang versenden soll.
5. Versand des Dokuments
Nachdem Sie die E-Mail und gegebenenfalls die SMS angepasst haben:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Invia (oder Programma invio, wenn Sie eine Versandplanung aktiviert haben).
Das System sendet das Dokument an die angegebenen Empfänger und schließt das Vorbereitungsfenster. Eine Bestätigungsbenachrichtigung über den Versand erhalten Sie ebenfalls.
> Wichtig: Wenn das Dokument in Fatture in Cloud noch nicht generiert wurde, kann das System darauf hinweisen, dass der Versand erst möglich ist, nachdem der steuerliche Bezug erstellt wurde. In diesem Fall müssen Sie zuerst auf Genera [Tipo Documento] im Bereich Fatture In Cloud der Dokumentzusammenfassung klicken.
