Diese Anleitung beschreibt das Verfahren zur Konfiguration und zum Versand eines Dokuments (Angebot, Proforma oder Rechnung) per E-Mail und optional per SMS.
Dokument per E-Mail konfigurieren und versenden
Vorgehensweise
1. Greifen Sie auf den Bereich zur Auftragsverwaltung zu, in dem sich das Dokument befindet.
2. Klicken Sie unter der Bezeichnung E-Mail anpassen auf die Schaltfläche zur Konfiguration. Der Text der Schaltfläche lautet etwa [Dokumenttyp] konfigurieren oder [Dokumenttyp] senden.
Ein modales Fenster zur Versandkonfiguration wird geöffnet.
3. E-Mail-Konfiguration:
- Ändern Sie im linken Bereich den Inhalt der E-Mail im Feld Personalisierte Nachricht (dies umfasst den Textkörper und den Titel des Dokuments).
- Überprüfen oder ändern Sie im rechten Bereich den Betreff der E-Mail.
- Überprüfen oder geben Sie die Empfänger im Feld Empfänger/E-Mail-Adresse ein. Es ist möglich, mehrere Adressen durch Kommas getrennt hinzuzufügen oder aus einer Liste auszuwählen.
4. SMS-Konfiguration (optional):
- Wenn Sie eine Benachrichtigung per SMS senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben SMS-Benachrichtigung senden.
- Füllen Sie die angezeigten Felder aus:
- SMS-Empfänger: Geben Sie die Handynummern ein.
- Absender: Wählen Sie den Absender aus dem Dropdown-Menü aus.
- Personalisierte SMS: Ändern Sie den Text der SMS-Nachricht.
5. Sendeplanung (falls verfügbar):
- Falls das Dokument dies zulässt, finden Sie eventuell die Option Versand nach Zahlungseingang planen.
- Wenn Sie diese Option auswählen, ändert sich die abschließende Schaltfläche zu Versand planen.
6. Klicken Sie auf die Sendeschaltfläche, um den Vorgang abzuschließen:
- Wenn Sie keinen Versand geplant haben, klicken Sie auf Senden (oder Dokument erstellen und jetzt senden).
- Wenn Sie einen Versand geplant haben, klicken Sie auf Versand planen.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, sobald das Dokument erfolgreich versendet wurde.
