Beschreibung: Dieses Tool ermöglicht das automatische Erstellen, Verwalten und Versenden von Steuerdokumenten (wie Rechnungen, Kostenvoranschlägen und Proforma-Rechnungen) direkt aus den Verkäufen und Bestellungen des Systems und synchronisiert sich mit dem Dienst Fatture in Cloud.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Nutze die Integration Fatture in Cloud, um:
- Die Rechnungsstellung zu automatisieren: Erstelle und sende automatisch eine Rechnung an den Kunden, sobald die Zahlung der Bestellung registriert wird.
- Die Dokumentenverwaltung zu zentralisieren: Erstelle Kostenvoranschläge oder Proforma-Rechnungen direkt aus der Bestellübersicht und halte alle Dokumente an einem Ort verbunden.
- Dokumente zu konvertieren: Wandle einen akzeptierten Kostenvoranschlag mit einem Klick in eine Rechnung um, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.
Hauptfunktionen
Dokumentenverwaltung pro Bestellung
Innerhalb jeder Bestellübersicht steht ein spezielles Panel für die Verwaltung der Steuerdokumente zur Verfügung:
- Dokumentenerstellung: Ermöglicht die Auswahl des Dokumententyps (Fattura, Preventivo, Proforma oder Documento di Trasporto) und die sofortige Erstellung mit Synchronisation zu Fatture in Cloud.
- Anzeige und Link: Wenn das Dokument erstellt wurde, kann der direkte Link zur Ansicht auf der Plattform Fatture in Cloud angezeigt werden.
- Dokumentenkonvertierung: Ermöglicht die Umwandlung eines bestehenden Dokuments in einen anderen Typ (z. B. Proforma in Fattura) mit automatischer Aktualisierung der Referenz.
- Dokumentlöschung: Ermöglicht das Löschen des Dokuments sowohl im System als auch auf der Plattform Fatture in Cloud.
- Versandstatus: Zeigt an, ob und wann das Dokument per E-Mail an den Kunden gesendet wurde.
Versand- und Personalisierungswerkzeuge
Vor dem Versand ist der Zugriff auf einen erweiterten Konfigurationsbildschirm möglich:
- E-Mail-Personalisierung: Nutze einen Editor, um Betreff und Text der E-Mail, die das Dokument begleitet, zu bearbeiten.
- Personalisierte Empfänger: Füge E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Empfänger hinzu oder ändere sie, auch wenn sie von den registrierten Kundendaten abweichen.
- SMS-Versand: Ermöglicht das Versenden einer personalisierten SMS-Benachrichtigung, mit Auswahl des Absenders und Bearbeitung des Nachrichtentexts.
- Versandplanung (Rechnungen): Für Rechnungen, die noch nicht an Fatture in Cloud gesendet wurden, kann der automatische Versand geplant werden, sobald die Bestellung bezahlt ist.
- Shortcodes: Verwende vordefinierte Variablen (wie Kundenname, Bestell-URL, Produktdetails), um den Inhalt von E-Mail und SMS dynamisch zu personalisieren.
Einrichtung
Die Grundeinstellungen sind im Konfigurationspanel des Plugins zugänglich.
| Konfigurationsoption | Beschreibung |
|---|---|
| Rivalsa INPS | Wenn aktiviert, wird automatisch die INPS-Zuschlag (4%) auf alle erstellten Rechnungen angewendet. |
| Pflichtfelder ignorieren | Ermöglicht die Erstellung von Dokumenten, auch wenn der Kunde keine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer angegeben hat (nützlich für internationale Verkäufe oder spezielle Fälle). |
| Automatischer Rechnungsversand | Aktiviert die automatische Erstellung und den Versand von Rechnungen bei Zahlungseingang (siehe Abschnitt Integrationen). |
| Anwendung der Stempelsteuer | Wenn aktiviert, wird automatisch die Stempelsteuer (2 €) auf alle Rechnungen mit einem Betrag über 77,47 € hinzugefügt. |
| Personalisierte Nummerierung | Ermöglicht das Hinzufügen eines Suffixes zur Dokumentennummerierung (z. B. 1/A, 2/A). |
| Steuereinstellungen | Ordnet die im System verwendeten Mehrwertsteuersätze den entsprechenden Steuercodes in Fatture in Cloud zu. Diese Konfiguration ist erforderlich, um Dokumente zu erstellen. |
| Zahlungskonfiguration | Verknüpft die im System verwendeten Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkarte, Überweisung) mit den in Fatture in Cloud registrierten Zahlungsmethoden. |
| Vordefinierte Notizen | Standardtext, der im Feld „Notizen“ jedes neu erstellten Dokuments eingefügt wird. |
Automatische Integrationen
Automatische Synchronisation bezahlter Bestellungen
Wenn die Option „Automatischer Rechnungsversand“ in den Einstellungen aktiviert ist, führt das System eine regelmäßige und automatische Prüfung durch:
1. Zahlungserkennung: Wenn eine Bestellung als bezahlt markiert ist und noch kein Steuerdokument zugeordnet wurde.
2. Rechnungserstellung: Es wird eine neue Rechnung (oder das als Vorlage konfigurierte Dokument) mit den Daten der Bestellung und des Kunden erstellt.
3. Synchronisation und Versand: Die Rechnung wird sofort mit Fatture in Cloud synchronisiert und per E-Mail (und SMS, falls konfiguriert) an den Kunden gesendet.
Zahlungsverwaltung
Wenn eine Teil- oder Vollzahlung für eine Bestellung registriert wird:
- Aktualisiert das System automatisch den Status des zugehörigen Steuerdokuments und erfasst den bezahlten Betrag.
- Wenn der bezahlte Betrag den Gesamtbetrag des Dokuments abdeckt, wird der Status auf „bezahlt“ gesetzt und die Information mit Fatture in Cloud synchronisiert.
Automatischer E-Mail-Versand
Das Plugin verwendet eine dedizierte E-Mail-Vorlage ([DOCUMENTO] Nuovo Documento), die im E-Mail-Managementbereich angepasst werden kann. Diese Vorlage wird verwendet, um das erstellte Dokument an den Kunden zu senden.
Hinweis: Wenn das Dokument mit Fatture in Cloud synchronisiert wurde, wird der E-Mail-Versand direkt von der Plattform Fatture in Cloud verwaltet, um den korrekten Anhang und die Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.
Wichtige Unterschiede
Dieses Tool ist für die steuerliche und buchhalterische Verwaltung deiner Bestellungen konzipiert. Verwende es, um offizielle Dokumente (Rechnungen, Proforma) zu erstellen, die in deiner Buchhaltung erfasst werden müssen. Es ist nicht für die einfache Zusammenfassung von Bestellungen gedacht, wofür du die normalen Benachrichtigungsvorlagen des Systems verwenden solltest.
