Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Begleitnachricht und die Empfänger anpassen können, bevor Sie ein steuerliches Dokument (wie Rechnung oder Quittung) per E-Mail oder SMS versenden.
Voraussetzung: Das steuerliche Dokument muss im System erstellt oder konfiguriert worden sein.
Versand- und Anpassungsverfahren
1. Öffnen Sie im Reiter Ihrer Bestellung oder Ihres Verkaufs das Verwaltungsfeld für das steuerliche Dokument.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sende [Dokumentname] (oder Konfiguriere [Dokumentname], wenn das Dokument noch nicht versendet wurde).
- Es öffnet sich ein modales Fenster mit dem Titel "Dokument senden".
1. Anpassung der E-Mail-Nachricht
Das Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt. Die linke Spalte ist der Anpassung des E-Mail-Textkörpers gewidmet.
1. Personalisierte Nachricht: In diesem Bereich wird die Vorschau des E-Mail-Textkörpers angezeigt, der versendet wird.
- Dokumenttitel: Klicken Sie auf den Dokumenttitel (z. B. "Rechnung [Nummer]"), um ihn direkt im Nachrichtentext zu bearbeiten.
- Nachrichtentext: Verwenden Sie den Texteditor, um den Standardtext der E-Mail zu ändern.
2. Konfiguration der E-Mail-Versanddetails
Die rechte Spalte enthält die Versand-Einstellungen.
1. Betreff: Geben Sie den Betreff der E-Mail ein oder ändern Sie ihn, der dem Empfänger im Posteingang angezeigt wird.
2. Empfänger/E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adressen ein, an die das Dokument gesendet werden soll.
- Sie können mehrere Empfänger eingeben, indem Sie diese mit einem Komma trennen oder nach jeder Adresse die Eingabetaste drücken.
3. Shortcodes: Verwenden Sie die Tabelle der Kurzbefehle (Shortcodes) am unteren Rand der Spalte, um dynamisch Informationen zum Kunden oder zur Bestellung (z. B. {cliente-nome}, {order-url}) im Nachrichtentext oder Betreff einzufügen.
3. SMS-Benachrichtigung senden (optional)
Es ist möglich, zusätzlich zur E-Mail eine SMS-Benachrichtigung an den Kunden zu senden.
1. Aktivieren Sie im Bereich SMS-Benachrichtigung senden das Kontrollkästchen, um die Funktion zu aktivieren.
2. SMS-Empfänger: Geben Sie die Telefonnummern ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll. Mehrere Nummern sind möglich.
3. Absender: Wählen Sie den Absendernamen aus, der auf dem Telefon des Empfängers angezeigt wird (z. B. MS Agenzia oder FW360).
4. Personalisierte SMS: Bearbeiten Sie den Text der SMS-Nachricht. Auch hier können Shortcodes verwendet werden.
4. Abschluss des Versands
1. Nach Abschluss der Anpassungen klicken Sie auf die Schaltfläche Senden am unteren Rand des modalen Fensters.
Das System sendet das Dokument an die angegebenen Empfänger und protokolliert das Versanddatum. Falls der Versand fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
