Beschreibung: Dieses Tool ermöglicht die automatische Synchronisierung der über die Lead-Erfassungsformulare (Lead Ads) von Meta (Facebook und Instagram) gesammelten Kontaktdaten direkt in dein CRM-System.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Nutze das Lead-Formular-Modul, um die Verwaltung der Kontakte aus deinen Werbekampagnen auf Meta zu automatisieren.
- Datenzentralisierung: Du musst keine CSV-Dateien mehr manuell aus der Meta Business Suite herunterladen. Alle neuen Leads werden als Kundenstammdaten in deiner Datenbank importiert und gespeichert.
- Schnelle Reaktionszeiten: Stelle sicher, dass dein Team sofort benachrichtigt wird, sobald ein Nutzer ein Formular ausfüllt, um die Reaktionszeit im Vertrieb zu verkürzen.
- Automatische Segmentierung: Weise automatisch Labels (Tags) zu oder trage neue Kontakte basierend auf dem ausgefüllten Formular in spezifische Marketinglisten ein.
Hauptfunktionen
Das System verwaltet den gesamten Lebenszyklus des Leads, vom Ausfüllen des Formulars bis zur Registrierung als Kunde.
- Automatische Synchronisierung: Neue Leads werden periodisch und eigenständig importiert, sodass die Daten stets aktuell sind.
- Erzwungener Import: Bei Bedarf kann der Lead-Import jederzeit manuell gestartet werden.
- Feldzuordnung: Ermöglicht das Zuordnen der von Meta geforderten Felder (z.B.
fullname,phonenumber) zu den Standardfeldern deiner Kundenstammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Telefon, Adresse). - Fehlerbehandlung: Das System ist so konzipiert, dass es automatisch mit den von Meta API auferlegten Aufrufbegrenzungen umgeht, indem es den Import vorübergehend pausiert, um Blockierungen zu vermeiden und ihn so bald wie möglich wiederaufnimmt.
- Einreichungshistorie: Es wird ein detailliertes Protokoll jedes importierten Leads geführt, einschließlich Rohdaten und formatierter Daten.
Einrichtung
Die Konfiguration des Moduls erfolgt in zwei Schritten:
1. Verbindung mit dem Meta-Konto
Um Leads importieren zu können, muss das System autorisiert werden, die Daten deiner Meta-Seiten und Anzeigen zu lesen.
| Voraussetzung | Details |
|---|---|
| Autorisierung | Du musst dich über das Meta-Konto anmelden und eine OAuth-Autorisierung durchführen, das die Seiten und Werbekonten verwaltet, welche die Lead-Formulare enthalten. |
| Benötigte Berechtigungen | Das System benötigt Lesezugriff auf Leads sowie Zugriffsrechte für Anzeigenverwaltung (nur lesend), um die Daten abrufen zu können. |
2. Konfiguration der spezifischen Formulare
Nach der Verknüpfung des Kontos gibst du an, welche Lead-Formulare aktiv synchronisiert werden sollen und wie deren Daten behandelt werden.
| Konfigurationsoption | Zweck |
|---|---|
| Aktivstatus | Aktiviert oder deaktiviert die Synchronisation für ein bestimmtes Formular. |
| Feldzuordnung | Definiert, wie Formulardaten (z.B. E-Mail, Telefon) in deine Kundenstammdatenfelder übernommen werden sollen. |
| Label-Zuweisung (Tag) | Gibt ein CRM-Label an (z.B. „Lead Facebook Kampagne X“), das automatisch dem neuen Kundenstammdatensatz hinzugefügt wird. |
| Marketing-Anmeldung | Meldet den neuen Kontakt automatisch bei einer bestimmten Marketingliste an (z.B. Newsletter, Aktionen). |
| CRM-Sprache | Wählt die Standardsprache aus, die dem neuen Kunden im CRM zugewiesen wird. |
| UTM-Code | Falls vorhanden, verknüpft einen spezifischen UTM-Code mit allen Leads dieses Formulars zur Herkunftsverfolgung. |
| Benachrichtigungsnachricht | Aktiviert die automatische Erstellung eines internen Gesprächs für jeden neu eingegangenen Lead. |
| Personalisierte Empfänger | Gibt E-Mail-Adressen oder interne Benutzer an, die sofortige Benachrichtigungen für Leads dieses Formulars erhalten sollen. |
Automatische Integrationen
Das Lead-Formular-Modul integriert sich tiefgehend mit anderen Systemfunktionen zur Automatisierung des Workflows.
Automatische Erstellung von Stammdaten
Wenn ein Lead importiert wird:
1. Prüft das System anhand der E-Mail-Adresse, ob der Nutzer bereits existiert.
2. Ist dies nicht der Fall, wird eine neue Kundenstammdatenanlage erstellt und Felder wie Name, Nachname, Kontakte, Adresse und Rechnungsdaten gemäß der definierten Feldzuordnung befüllt.
3. Die beim Setup definierten Marketinganmeldungen und CRM-Tags werden automatisch angewendet.
Benachrichtigungen und interne Gespräche
Für jeden neu importierten Lead erzeugt das System eine interne Nachricht vom Typ "Meta Leads", welche:
- Alle vom Nutzer im Meta-Formular ausgefüllten Daten enthält.
- Eine neue Unterhaltung mit Bezug zum jeweiligen Formular startet.
- Die festgelegten internen Empfänger (oder den Standardadministrator) per Benachrichtigung oder E-Mail informiert – je nach Einstellung.
Geplante automatische Abläufe
Die Datensynchronisation erfolgt im Hintergrund durch geplante automatische Aufgaben (Cronjobs), die regelmäßig ausgeführt werden. So wird gewährleistet, dass neue Leads zeitnah importiert werden ohne manuelles Eingreifen. Die Planung aktiviert sich automatisch sobald mindestens ein aktives Meta-Formular vorhanden ist.
