Beschreibung: Ein unverzichtbares Werkzeug zur proaktiven Überwachung, Erfassung und Verwaltung von Ablaufdaten für Dienstleistungen, Verträge oder Produkte, die Kunden bereitgestellt werden.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
- Vermeidung von Umsatzeinbußen: Organisierte Nachverfolgung der Verlängerungsdaten für Jahreswartungsverträge, Softwarelizenzen oder Abonnements mit rechtzeitiger Erinnerung.
- Verbesserung der Kundenerfahrung: Den Kunden eine klare und zugängliche Übersicht über ihre aktiven Dienste bieten sowie die Möglichkeit, diese schnell aus ihrem geschützten Bereich zu verlängern.
- Automatisierung der Kommunikation: Automatisches Versenden von Erinnerungen per E-Mail vor Ablauf eines Dienstes, um manuelle Arbeitsbelastung zu reduzieren.
Hauptfunktionen
- Detaillierte Verwaltung der Vorgänge: Ermöglicht das Hinzufügen, Ändern oder Löschen spezifischer Fristen für jeden Kunden. Wichtige Details wie Artikel oder Dienstleistung, Menge, Betrag, Notizen, Beginn- und Ablaufdatum können erfasst werden.
- Automatische Verlängerung: Wenn ein Kunde einen Dienst erneuert (z. B. über den Warenkorb und Checkout), berechnet das System automatisch das neue Ablaufdatum basierend auf der definierten Dauer dieses Dienstes (Tage, Wochen, Monate oder Jahre).
- Finanzübersicht des Kunden: Auf der Karteikarte jedes Kunden werden schnelle Zusammenfassungen angezeigt, die das gesamte Kapital bezüglich aktiver und abgeschlossener Fristen darstellen.
- Erweiterte Berichterstattung: Es können detaillierte operative Berichte über Fristen generiert werden, mit der Möglichkeit, Daten nach Beginn- und Ablaufdatum zu filtern.
- Nachverfolgung von Aktionen: Ermöglicht die Erfassung und Anzeige von durchgeführten Aktionen an Kunden im Dashboard mit der Option, Rückrufaktivitäten als abgeschlossen zu markieren.
Einrichtung
Die Hauptkonfiguration erfolgt über das Einstellungsmenü des Moduls. Diese Optionen definieren Standarddatensätze, die zur Kategorisierung der Fristen verwendet werden können.
| Konfigurationsoption | Beschreibung |
|---|---|
| Herkünfte | Definiert eine Liste möglicher Quellen oder Ursprünge Ihrer Fristen. |
| Bankinstitute | Definiert eine Liste von Instituten oder Organisationen im Zusammenhang mit den Fristen (sofern für Ihre Branche relevant). |
| Produkte | Definiert eine Liste standardisierter Produkt- oder Dienstleistungsnamen, die fristgebunden sind. |
Automatische Integrationen
Dieses Modul verbindet sich automatisch mit anderen Bereichen des Systems zur Optimierung der Fristenverwaltung.
Verwaltungsbereich (Dashboard und Kundenkarten)
- Widget "Bevorstehende Verlängerungen": Zeigt eine sofortige Liste aller Fristen innerhalb der nächsten 7 Tage an, sodass das Team schnell reagieren kann.
- Widget "Heute zu erledigen": Zeigt Aktionen an, die in der Kundenhistorie für den aktuellen Tag registriert wurden, mit einfacher Möglichkeit zum Markieren als erledigt per Klick.
- Neue Spalte "Rückrufdatum": Fügt in der Hauptkundentabelle eine Spalte hinzu, die das Datum der letzten registrierten Rückrufaktion anzeigt und so die Überwachung erleichtert.
- Tab "Fristen" in der Kundenkarte: Fügt einen eigenen Bereich im Kundenprofil hinzu zur vollständigen Historie aller Vorgänge sowie zum Hinzufügen neuer Fristen mittels eines speziellen Buttons.
Kundenbereich (Frontend)
- Abschnitt "Meine Fristen": Kunden haben Zugriff auf einen eigenen Bereich in ihrem geschützten Bereich, wo sie alle aktiven Dienste mit Ablaufdatum und verbleibenden Tagen sehen.
- Schnelle Verlängerung: Bei bevorstehenden Fristen (innerhalb von 30 Tagen) kann der Kunde direkt per Button zum Checkout gehen und den Dienst erneuern.
Automatisierungen und Kommunikation
- Automatischer Versand von Erinnerungs-E-Mails: Das System sendet automatisch Benachrichtigungen einige Tage vor Ablauf an die Kunden (die Anzahl der Tage ist im Membership-Modul konfigurierbar).
- Benachrichtigung bei abgelaufener Frist: Wenn ein Dienst ohne Verlängerung abläuft, sendet das System eine Warn-E-Mail und aktiviert einen spezifischen Trigger im Marketing-Automation-System. Dies ermöglicht gezielte Kampagnen (z. B. eine E-Mail-Sequenz zur Kundengewinnung).
