Beschreibung: Ermöglicht die automatische Erstellung und Verwaltung von Steuerdokumenten (Rechnungen) direkt aus den getätigten Verkäufen, indem es sich in den externen Dienst eInvoix integriert.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Dieses Tool ist unerlässlich, um den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren und die steuerliche Konformität für Online-Verkäufe sicherzustellen.
- Automatische Generierung: Verwenden Sie es, um elektronische Rechnungen automatisch zu erstellen und zu versenden, sobald eine Bestellung bezahlt wurde, wodurch manuelle Eingriffe entfallen.
- Zentrale Archivierung: Ermöglicht die Verfolgung des Rechnungsstatus jeder Bestellung direkt innerhalb der Verkaufsverwaltungsplattform.
- Steuerliche Validierung: Stellt sicher, dass die steuerlichen Kundendaten (Umsatzsteuer-ID und Steuernummer) gültig sind, bevor das Dokument erstellt wird.
Hauptfunktionen
1. Dokumentenverwaltung pro Bestellung
Im Detailbereich jeder Bestellung (im Modul "Fatturazione Vendite") steht ein Bereich für eInvoix zur Verfügung, der Folgendes ermöglicht:
- Dokument erstellen: Wenn das Dokument noch nicht erstellt wurde, kann es manuell generiert werden. Dabei werden Betreff und Notizen angefordert, die in die Rechnung aufgenommen werden sollen.
- Dokument synchronisieren: Wenn das Dokument intern erstellt wurde, aber noch nicht an den eInvoix-Dienst gesendet wurde, kann der Versand und die Synchronisierung erzwungen werden.
- Status anzeigen: Sobald das Dokument korrekt beim externen Dienst erzeugt wurde, wird eine Bestätigung mit dem Erstellungsdatum angezeigt.
- Dokument löschen: Es ist möglich, das mit der Bestellung verknüpfte Steuerdokument bei Bedarf zu löschen.
2. Automatische Datenvalidierung
Das System überprüft automatisch die vom Kunden eingegebenen Rechnungsdaten (Umsatzsteuer-ID und Steuernummer), bevor das Dokument generiert wird, und stellt sicher, dass die Daten im korrekten und vollständigen Format vorliegen (z. B. Überprüfung des Firmennamens bei Vorhandensein einer Umsatzsteuer-ID).
3. Fehlerbehandlung
Bei Problemen während der Erstellung (z. B. fehlende oder ungültige steuerliche Daten oder doppelte Dokumente) informiert das System den Benutzer mit einer klaren Fehlermeldung über die Ursache des Problems.
Einrichtung
Die Moduleinrichtung erfolgt in zwei Schritten: Authentifizierung mit dem externen Dienst und Definition der Automatisierungsregeln.
Authentifizierung (Verbindung zum eInvoix-Dienst)
Um das Modul zu aktivieren, muss Ihr eInvoix-Konto durch Angabe der API-Zugangsdaten verbunden werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verkäuferkennung | Die eindeutige Kennung, die vom eInvoix-Dienst bereitgestellt wird (usr). |
| Autorisierungscode | Der geheime Autorisierungscode vom eInvoix-Dienst (pwd). |
Konfigurationsoptionen
Die Hauptkonfiguration befindet sich im Plugin-Konfigurationspanel.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Pflichtfelder ignorieren | Wenn aktiviert, können Steuerdokumente auch dann erstellt werden, wenn der Kunde keine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer angegeben hat. Achtung: Die Verwendung dieser Option garantiert möglicherweise keine vollständige steuerliche Konformität. |
| Automatischer Versand der Rechnungen | Wenn aktiviert, versucht das System automatisch nach Zahlungseingang einer Bestellung die Rechnung beim eInvoix-Dienst zu erstellen und zu senden. |
| Stempelsteuer anwenden | Wenn aktiviert, wird automatisch ein Betrag von 2 € als Stempelsteuer auf alle Rechnungen angewendet, deren Gesamtbetrag 77,47 € übersteigt. |
| Vordefinierte Notizen | Standardtext, der automatisch im Feld „Notizen“ jedes neu erstellten Dokuments eingefügt wird. |
Automatische Integrationen
Geplante automatische Generierung
Ist die Option „Automatischer Versand der Rechnungen“ aktiviert, führt das System regelmäßig eine Prüfung aller bezahlten Bestellungen durch, denen noch kein Steuerdokument zugeordnet ist.
1. Dokumenterstellung: Ein vorläufiges Dokument wird unter Verwendung der Bestell- und Kundendaten erstellt.
2. Synchronisation: Das Dokument wird an den eInvoix-Dienst zur Erstellung der elektronischen Rechnung gesendet.
3. Fehlermeldungen: Scheitert die automatische Erstellung (z.B. wegen unvollständiger oder ungültiger steuerlicher Daten), erhält der Administrator eine Benachrichtigung mit Details zur betroffenen Bestellung und dem Fehlergrund, damit eine manuelle Bearbeitung erfolgen kann.
Dokumentstatus in der Bestellübersicht
Das Modul fügt in der Zusammenfassungstabelle der Verkäufe (im Modul „Fatturazione Vendite“) eine Spalte hinzu, welche den Status des mit dieser Bestellung verknüpften Steuerdokuments sofort anzeigt:
- N/A: Kein Dokument zugeordnet.
- Nicht gesendet: Intern erstelltes Dokument wurde noch nicht mit eInvoix synchronisiert (oft aufgrund eines Validierungsfehlers).
- Rechnung (oder anderer Dokumenttyp): Dokument wurde korrekt erstellt und mit dem externen Dienst synchronisiert.
