Beschreibung: Dieses Werkzeug ermöglicht es, Transportdokumente (DDT) direkt aus den im System registrierten Verkaufsaufträgen zu erstellen, zu verwalten und auszudrucken.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Verwenden Sie das DDT-Modul, um:
- Steuerliche und logistische Verpflichtungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass jede Sendung von der erforderlichen Dokumentation begleitet wird.
- Den Status der Vorbereitung und des Versands der Aufträge direkt aus der Verkaufsliste nachzuverfolgen.
- Transportdokumente für mehrere versandbereite Aufträge schnell in einem Block zu erzeugen.
Hauptfunktionen
1. Erstellung und Verwaltung des DDT
Im Detailbereich jedes Verkaufsauftrags steht ein Abschnitt für DDTs zur Verfügung.
- Erstellung: Wenn das DDT noch nicht vorhanden ist, kann es erstellt werden. Das System schlägt automatisch die erste verfügbare DDT-Nummer für das laufende Jahr vor, aber der Benutzer kann diese vor der Erstellung ändern, sofern die eingegebene Nummer noch nicht verwendet wurde.
- Anzeigen: Nach der Erstellung wird das Feld für die DDT-Nummer gesperrt, um die numerische Reihenfolge zu gewährleisten.
- Stornierung: Ein bestehendes DDT kann storniert (gelöscht) werden, wenn es nicht mehr benötigt wird oder irrtümlich erstellt wurde.
2. Druck des Dokuments
Das System ermöglicht den Ausdruck des DDT in einem für die logistische Abwicklung optimierten Format. Der Druck kann gestartet werden:
- Aus dem Detailbereich des Auftrags (Schaltfläche Drucken).
- Direkt aus der Verkaufsliste (siehe folgenden Abschnitt).
3. Inhalt des DDT
Das generierte Dokument enthält alle wesentlichen Informationen für den Transport:
- Firmendaten: Logo und Daten des Absenders (Ihr Unternehmen).
- Logistikdaten: Empfänger und Zielort (falls abweichend von der Rechnungsadresse).
- Artikel: Detaillierte Tabelle der im Auftrag enthaltenen Produkte mit Code, Beschreibung und Menge.
- Versandübersicht: Gesamtanzahl der Pakete und Gesamtgewicht der Ware.
- Unterschriften: Bereiche für die Unterschrift des Absenders, des Kuriers und des Empfängers.
Automatische Integrationen
1. DDT-Reiter im Verkaufsauftrag
Ein neuer Reiter mit dem Titel DDT wird automatisch im Verwaltungsbereich für Verkäufe hinzugefügt, sodass das spezifische Dokument für den angezeigten Auftrag erstellt, gedruckt oder storniert werden kann.
2. Schnelle Verwaltung aus den Listen
In der Haupttabelle der Verkäufe werden zwei Funktionen hinzugefügt, um den Arbeitsablauf zu beschleunigen:
- Statusspalte: Eine zusätzliche Spalte zeigt sofort an, ob für diesen Auftrag ein DDT Generiert wurde oder nicht (Nein). Die Liste kann nach diesem Status gefiltert werden.
- Kontextaktionen: Es ist möglich, einen oder mehrere Aufträge auszuwählen und über das Kontextmenü Massenaktionen durchzuführen:
- DDT generieren: Erstellt automatisch DDTs für alle ausgewählten Aufträge ohne vorhandenes Dokument und weist fortlaufende Nummern zu.
- DDT drucken: Druckt die bereits generierten DDTs für die ausgewählten Aufträge.
3. Datenausgabe
Beim Exportieren der Verkaufsdaten (z.B. im CSV- oder Excel-Format) enthält das System automatisch einen direkten Link zum Zugriff auf und Herunterladen des jeweils mit dem Auftrag verbundenen DDTs.
