Beschreibung: Komplettes System zur Verwaltung von Terminen, Anzeige des internen Kalenders und Erstellung automatischer Buchungsschnittstellen für Kunden.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
- Verwenden Sie es, um alle Termine und Beratungen Ihres Teams zentral zu verwalten und die Verfügbarkeit in Echtzeit anzuzeigen.
- Ermöglichen Sie Kunden, Dienstleistungen, Sitzungen oder Ressourcen direkt über Ihre Website selbstständig zu buchen, unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.
- Automatisieren Sie den Versand von Erinnerungen per E-Mail oder SMS vor Beginn eines Termins, um Ausfallraten (No-Shows) zu reduzieren.
Hauptfunktionen
1. Kalenderverwaltung (Geschützter Bereich)
Der Kalender ist das Kontrollzentrum für Ihr Team und bietet verschiedene Ansichtsmodi:
- Ansichten: Sie können zwischen Monats-, Wochen-, Tages- oder Mitarbeiteransicht (Ressource) wechseln.
- Schnelles Erstellen und Bearbeiten: Durch Klicken oder Ziehen in eine freie Zeit können Sie einen neuen Termin erstellen. Durch Klicken auf ein bestehendes Ereignis können Sie dessen Details bearbeiten.
- Flexible Verschiebung: Termine können direkt im Kalender per Drag & Drop verschoben und in der Größe angepasst werden. Bei Änderung der Uhrzeit fragt das System, ob eine Änderungsbenachrichtigung an den Kunden gesendet werden soll.
- Labels und Farben: Weisen Sie farbige Labels (in den Einstellungen konfigurierbar) den Terminen zur schnellen Kategorisierung zu.
- Termindetails: Jeder Termin enthält Titel, Datum/Uhrzeit, Notizen, zugewiesenen Mitarbeiter, verknüpften Kunden sowie spezifische Benachrichtigungseinstellungen.
2. Buchungsformulare (Angebotene Leistungen)
Die Buchungsformulare definieren die Services, die Ihre Kunden buchen können:
- Dauer und Intervalle: Definieren Sie die Standarddauer eines Termins (z.B. 30 Minuten) sowie das Zeitintervall zwischen buchbaren Slots.
- Mitarbeiterzuweisung: Verknüpfen Sie das Formular mit einem oder mehreren verfügbaren Mitarbeitern. Sie können festlegen, ob Mitarbeiter getrennte Arbeitszeiten haben oder ob der Kunde den Mitarbeiter auswählen kann.
- Buchungsbeschränkungen: Legen Sie Einschränkungen für die Verfügbarkeit fest:
- Maximale Anzahl an Terminen pro Stunde (Stundenlimit).
- Maximale Anzahl an Terminen pro Tag, Woche oder Monat.
- Gesamtes Buchungslimit für diesen Service.
- Zeitliche Verfügbarkeit: Definieren Sie einen Datumsbereich (Start- und Enddatum), in dem der Service buchbar ist.
- Integration mit Formularen/Checkout: Geben Sie an, welches Kontaktformular oder welcher Checkout-Prozess dem Kunden nach Auswahl von Datum und Uhrzeit angezeigt wird (erforderlich bei kostenpflichtigen Services).
3. Buchungsschnittstelle (Frontend)
Das auf der Website eingefügte Buchungsmodul führt den Kunden durch einen mehrstufigen Prozess:
1. Serviceauswahl: Der Kunde wählt die Art des Termins aus (wenn mehrere konfiguriert sind).
2. Mitarbeiterauswahl: Falls aktiviert, wählt der Kunde den Mitarbeiter aus.
3. Datumsauswahl: Ein Kalender zeigt nur jene Tage mit verfügbarer Kapazität an.
4. Zeitauswahl: Es werden nur noch verfügbare genaue Zeitfenster für das gewählte Datum angezeigt.
5. Ausfüllung/Zahlung: Der Kunde schließt die Buchung über ein Kontaktformular ab oder tätigt die Zahlung über den Checkout.
Einrichtung
| Konfigurationsbereich | Hauptoptionen | Zweck |
|---|---|---|
| Allgemein | Öffnungs-/Schließzeiten | Definiert die globale zeitliche Verfügbarkeit des Kalenders. |
| Anzeigeformat | Passt an, wie Termine im internen Kalender dargestellt werden (z.B. [Mitarbeiter] Titel (Kunde)). | |
| Permalink Formulare | Legt die übergeordnete Seite für öffentliche URLs der Buchungsformulare fest. | |
| Labels | Label-Liste | Erstellen und verwalten Sie farbige Labels zur besseren visuellen Organisation von Terminen. |
| Kundenbereich | Bereich aktivieren | Macht die Seite „Meine Termine“ im geschützten Kundenbereich sichtbar. |
| Einführungstext | Passen Sie die Nachricht an, die Kunden im Terminbereich sehen. |
Automatische Integrationen
1. Marketing-Automatisierungen (Pipeline)
Der Kalender integriert sich mit der Automatisierungsplattform, um Aktionen auszulösen oder auf Ereignisse zu reagieren:
| Auslöser (Trigger) | Beschreibung |
|---|---|
| Termin gebucht | Wird unmittelbar nach Abschluss einer Buchung durch einen Kunden ausgelöst. |
| Termin storniert | Wird ausgelöst, wenn ein Termin vom Kunden oder Mitarbeiter abgesagt wird. |
| Bevorstehender Terminstart | Wird aktiviert kurz vor Beginn des Termins (konfigurierbar in Stunden vorher; nützlich für Erinnerungen). |
| Termin gestartet | Aktiviert zum Startzeitpunkt des Termins (nützlich für Nachbearbeitung). |
Automatische Aktion:
- Termin erstellen: Fügt automatisch einen neuen Termin für einen bestimmten Kunden hinzu – mit festem Datum, relativer Angabe (z.B. „+1 Woche“) oder dynamischem Feld (Shortcode).
2. Kundenbereich
- Kunden sehen eine Liste ihrer zukünftigen und vergangenen Termine.
- Wenn das Buchungsformular dies erlaubt, kann der Kunde zukünftige Termine eigenständig über einen speziellen Link stornieren.
3. Kommunikations- und Berichtswerkzeuge
- Transaktions-E-Mails: Automatisch versendete Zusammenfassungen, Erinnerungen und Stornierungen sowohl an Kunden als auch zugewiesene Mitarbeiter; Inhalte vollständig anpassbar.
- Berichterstattung: Dedizierte Datenquelle zur Erstellung analytischer Berichte über Anzahl der Termine, durchschnittliche Dauer sowie Verteilung nach Buchungsformular und Mitarbeiter.
- Chatbot & API: Spezielle Funktionen ermöglichen externen Tools (wie Chatbots), Verfügbarkeiten abzufragen und Termine im System anzulegen.
4. Visuelle Blöcke (Visual Builder)
Neben dem Hauptbuchungsblock steht folgender Block zur Verfügung:
- Zum Kalender hinzufügen: Erstellt eine Schaltfläche, mit der Nutzer ein Ereignis (mit Titel, Beschreibung und vordefinierten Zeiten) direkt zu ihrem persönlichen Kalender hinzufügen können (z.B. Google Kalender).
Wesentliche Unterschiede
Das Modul Kalender und Buchungen ist speziell darauf ausgelegt, zeitbasierte Services zu verwalten (mit definierter Dauer sowie Start-/Endzeit) und personelle Ressourcen (Mitarbeiterverfügbarkeit). Es handelt sich nicht um eine einfache Veranstaltungsübersicht, sondern um ein Kapazitätsmanagementsystem.
