Beschreibung: Umfassendes Tool zur Verwaltung der Verfügbarkeit, Preise und Online-Buchungen zeitlich begrenzter Ressourcen wie Zimmer, Fahrzeuge oder Dienstleistungen.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Verwenden Sie es, um Ihre Website in ein rund um die Uhr verfügbares Buchungssystem zu verwandeln.
- Hotelverwaltung: Ermöglicht Kunden die Auswahl der Daten, die Anzeige von Preisen für verschiedene Zimmertypen und die direkte Online-Buchung.
- Fahrzeug- oder Gerätevermietung: Konfigurieren Sie die Anzahl der verfügbaren Artikel sowie die stündlichen oder täglichen Mietkosten.
- Verkaufsoptimierung: Automatische Rabatte für längere Aufenthalte oder Zuschläge bei nicht erfüllten Mindestaufenthalten zur Gewinnmaximierung.
Hauptfunktionen
1. Ressourcen- und Inventarverwaltung
Das System integriert sich direkt mit den Bereichen "Zimmer" (oder Unterkünfte) und "Fahrzeugvermietung" (oder Ressourcen) zur Inventarverwaltung.
- Inventar: Definieren Sie die Gesamtanzahl verfügbarer Einheiten (z.B. Anzahl der Zimmer oder Fahrzeuge).
- Zimmerkonfiguration: Legen Sie spezifische Regeln für jeden Unterkunftstyp fest:
- Minimale und maximale Aufenthaltsdauer.
- Prozentuale Zuschläge, wenn die Mindestaufenthaltsdauer nicht eingehalten wird.
- Prozentuale Rabatte für verlängerte Buchungen (über eine bestimmte Anzahl von Tagen).
- Varianten: Erstellen Sie Varianten desselben Zimmers (z.B. mit Meerblick, mit Balkon) mit Angabe von Titel, Kosten pro Nacht, maximaler Erwachsenenzahl und eigener Fotogalerie.
- Kinderkosten: Definieren Sie spezifische Altersgruppen für Kinder und deren Kosten pro Nacht, mit der Möglichkeit anzugeben, ob ein Babybett angefragt werden kann.
- Master Planner: Ein spezieller Bereich im Kontrollpanel, der eine vollständige Übersicht über Verfügbarkeiten und Buchungen im Kalenderformat bietet.
2. Flexible Tarife und Bedingungen
Ermöglicht die Definition verschiedener Preisrichtlinien für dieselbe Ressource (z.B. Standardtarif, nicht erstattbar, Sonderangebot).
- Anwendungsbedingungen: Jeder Tarif kann durch genaue Regeln eingeschränkt sein:
- Minimale und maximale Nächte.
- Minimale und maximale Gästezahl (Erwachsene).
- Gültigkeitsdaten (z.B. nur in der Hochsaison).
- Garantierter minimaler Gesamtpreis für die Buchung.
- Tarifoptionen: Verknüpfen Sie zu jedem Tarif spezifische Leistungen oder Vorteile (z.B. Frühstück inklusive, kostenlose Stornierung).
3. Öffentliches Buchungssystem (Frontend)
Das öffentlich zugängliche Buchungsmodul folgt einem dreistufigen geführten Prozess:
1. Datum- und Gästewahl: Der Nutzer wählt Check-in- und Check-out-Daten sowie die Anzahl der Erwachsenen und Kinder aus.
2. Ergebnisanzeige: Das System zeigt nur verfügbare Ressourcen für den gewählten Zeitraum und die gewünschte Gästezahl an.
- Automatische Kombinationen: Wenn keine einzelne Ressource alle Gäste aufnehmen kann, schlägt das System automatisch kombinierte Pakete verfügbarer Zimmer vor (z.B. „Paket: 2 x Doppelzimmer“), um die Anfrage zu erfüllen und garantiert dabei die Verfügbarkeit aller einzelnen Einheiten.
- Details: Für jede Ressource werden der Preis „ab“ sowie Details angezeigt (maximale Kapazität, inkludierte Services).
3. Bestätigung und Bezahlung: Der Nutzer wählt den gewünschten Tarif aus und füllt das Kontaktformular aus oder tätigt die Zahlung (falls erforderlich).
Einrichtung
Die Konfiguration gliedert sich in drei Hauptbereiche, zugänglich über das Menü Booking Engine:
| Konfigurationsbereich | Beschreibung | Schlüsseloptionen |
|---|---|---|
| Buchungsmodule | Erstellung und Anpassung des Formulars, das auf der Website angezeigt wird. Definiert welche zusätzlichen Felder abgefragt werden (z.B. Anzahl Erwachsene/Kinder) und ob eine sofortige Zahlung notwendig ist. | Einbindung personalisierter Kontaktformulare, Verfügbarkeits-Einstellungen. |
| Tarife | Definition verschiedener Preisrichtlinien und zugehöriger Leistungen. | Anwendungsbedingungen (Nächte, Gäste, Daten), enthaltene Optionen (z.B. kostenloses WLAN). |
| Master Planner | Visualisierungstool zur Überwachung des Buchungsstatus und zukünftiger Verfügbarkeiten. | - |
| Ressourcenkonfiguration | Zugriff durch Bearbeitung eines einzelnen Zimmers oder Fahrzeugs (über Zusatzregisterkarten im Modul). | Anzahl Einheiten, Aufenthaltsregeln, Extrakosten (Kinder/Varianten), iCal-Synchronisation. |
Automatische Integrationen
Kalender-Synchronisation (iCal)
Für jede Ressource (Zimmer oder Fahrzeug) gibt es einen Synchronisationsbereich:
- Export (Ausgehender Link): Erzeugt einen eindeutigen iCal-Link zum Export bestätigter Buchungen an externe Kalender (z.B. Google Calendar, Airbnb, Booking.com).
- Import (Eingehender Link): Ermöglicht das Einfügen eines oder mehrerer externer iCal-Links (durch Komma getrennt). Das System importiert automatisch Ereignisse aus diesen Kalendern als Buchungen und blockiert so die Ressource in diesem Zeitraum.
Hinweis: Die Synchronisation importierter Kalender erfolgt automatisch durch geplante Aufgaben.
E-Mail-Automatisierungen
Das System sendet automatische Mitteilungen sowohl an den Kunden als auch an den Betreiber:
- Buchungszusammenfassung: Wird unmittelbar nach Bestätigung der Buchung versendet.
- Buchungserinnerung: Wird vor dem Anreisedatum versendet (gesteuert durch geplante automatische Vorgänge).
Integration Warenkorb & Zahlungen
Wenn das Buchungsformular eine Zahlung verlangt (gesamt oder Anzahlung), integriert sich das System in Warenkorb und Checkout:
- Die Buchung wird wie ein kaufbares Produkt behandelt mit automatischer Berechnung des Gesamtpreises für den ausgewählten Zeitraum und Tarif.
- Nach Abschluss der Zahlung wird die Buchung automatisch mit dem Status „Bestätigt“ gespeichert.
Wichtige Unterschiede
Die Buchungsmaschine ist ausgelegt für die Verwaltung von begrenzten Inventaren (z.B. 10 Zimmer, 5 Fahrzeuge) sowie für Start- und Enddaten-Verwaltung (Aufenthalte/Mieten). Wenn Sie Einzeltermine mit festen Uhrzeiten oder Dienstleistungen ohne Inventarbegrenzung verwalten müssen (z.B. Beratungen), ist möglicherweise ein generisches Terminverwaltungsmodul besser geeignet.
