Beschreibung: Dieses Tool ist das zentrale Nervensystem für die vollständige Verwaltung aller vom System generierten oder manuell erstellten Transaktionen und Bestellungen. Es ermöglicht die Überwachung des Status, die Verwaltung logistischer Details und die Kommunikation mit dem Kunden.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Verwenden Sie die Verkaufs- und Bestellverwaltung um:
- Den Status jedes Kaufs nachzuverfolgen: Sehen Sie schnell, ob eine Bestellung bezahlt, in Vorbereitung, versandt oder erstattet ist, und verwalten Sie entsprechend den Lagerbestand.
- Manuelle Bestellungen zu erstellen: Erfassen Sie telefonische oder vor Ort getätigte Verkäufe, indem Sie Produkte direkt in den Warenkorb legen und den korrekten Kunden zuweisen.
- Die Logistik zu verwalten: Geben Sie Versanddaten, den verwendeten Kurierdienst und die Trackingnummer ein, um den Kunden zu informieren.
- Externe Daten zu importieren: Laden Sie große Mengen bestehender Bestellungen oder von anderen Plattformen über das entsprechende CSV-Importtool hoch.
Hauptfunktionen
Bestellübersicht und Suche
Der Hauptbildschirm zeigt eine vollständige Liste der Bestellungen mit der Möglichkeit, nach folgenden Kriterien zu filtern und zu suchen:
- Bestell-ID, Kunde, Gesamtbetrag, Zahlungsstatus und Bestellstatus.
- Verwendete Zahlungsmethode und Versandart.
- Zugewiesene Etiketten, Bearbeiter der Bestellung und Herkunft (Leadquelle).
Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Bestellung stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Kunden- und Bearbeiterauswahl: Ordnen Sie die Bestellung einem bestehenden Kunden zu oder erstellen Sie bei Bedarf einen neuen Kunden. Es ist auch möglich, einen internen Bearbeiter für den Verkauf zuzuweisen.
- Rechnungs- und Versanddaten: Anzeigen und Ändern von Stammdaten und Adressen. Rechnungsdaten können mit einem Klick in die Zwischenablage kopiert oder für den Versand übernommen werden.
- Warenkorbverwaltung: Interaktives Tool zum Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Produkten, Mengen und zum Anwenden verwendeter Gutscheine. Der Gesamtbetrag wird in Echtzeit aktualisiert.
- Notizen: Fügen Sie interne Notizen zur Bestellung hinzu, die nur für Mitarbeiter sichtbar sind.
Logistik-Management und Tracking
- Versandmethode: Wählen Sie den verwendeten Kurier aus der vordefinierten Liste oder geben Sie einen benutzerdefinierten Namen ein.
- Tracking-Daten: Geben Sie den Tracking-Code ein, damit der Kunde die Lieferung verfolgen kann.
Status und Zahlungen
- Bestellstatus: Ändern Sie den Status (z.B. in Bearbeitung, versandt, abgeschlossen) mit einem Benachrichtigungssystem, das automatisch eine E-Mail an den Kunden senden kann.
- Statusverlauf: Zeigt alle Statusupdates an, die die Bestellung im Laufe der Zeit erhalten hat.
- Zahlungsstatus: Legen Sie fest, ob die Bestellung „Bezahlt“ oder „Unbezahlt“ ist.
- Rückerstattungsverwaltung: Wenn die Bestellung über einen kompatiblen externen Anbieter bezahlt wurde, kann der Rückerstattungsprozess direkt im Verwaltungsbereich gestartet werden.
Etiketten und Klassifizierung
- Etiketten (Tagging): Weisen Sie der Bestellung personalisierte Etiketten zur besseren Organisation und Segmentierung zu.
Wie wird es konfiguriert
Die Konfigurationsoptionen sind direkt im Bearbeitungsbildschirm der Bestellung verfügbar:
| Feld / Abschnitt | Zweck | Hinweise |
|---|---|---|
| Kunde auswählen | Ordnet die Bestellung dem Kundenstamm zu. | Wenn der Kunde nicht vorhanden ist, wird er basierend auf den Rechnungsdaten automatisch erstellt. |
| Benutzer auswählen | Weist die Bestellung einem internen Mitarbeiter oder Verkäufer zu. | Nützlich zur Nachverfolgung der Verkaufsverantwortung. |
| Zahlungsmethode | Definiert wie die Zahlung erfolgt ist oder erfolgen wird. | Die Liste kann in den Rechnungseinstellungen verwaltet werden. |
| Versandmethode | Definiert den Kurierdienst und Versandtyp. | Nur auswählbar wenn Versandmethoden konfiguriert sind. |
| Kurier & Tracking | Eingabe des Kuriernamen und Trackingcodes. | Erforderlich für bestellbezogene Versandstatus. |
| Etiketten | Weist der Bestellung ein oder mehrere Tags zu. | Nützlich für interne Organisation (z.B. „Hohe Priorität“, „Problemfall“). |
Automatische Integrationen
Das Modul Verkaufs- und Bestellverwaltung integriert sich automatisch mit verschiedenen Systembereichen für einen effizienten Arbeitsablauf:
Lagerbestandsaktualisierung
Wenn sich der Status einer Bestellung ändert (z.B. von „Ausstehend“ auf „Versandt“ oder „Storniert“), fordert das System eine Bestätigung an, um automatisch die Verfügbarkeit der Produkte im Lager anzupassen – entweder durch Abzug oder Wiederauffüllung des Bestands.
Automatische Kommunikation
- Versand von Status-E-Mails: Jedes Mal wenn sich der Bestellstatus ändert, kann das System automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden (und/oder Administratoren) senden.
- Erneutes Senden des Zahlungslinks: Für unbezahlte Bestellungen kann der direkte Zahlungslink erneut per E-Mail generiert und verschickt werden.
Kundenverwaltung
- Anlage von Kundendatensätzen: Das Anlegen einer neuen Bestellung mit Rechnungsdaten erzeugt oder aktualisiert automatisch den Kundendatensatz.
- Automatisches Tagging beim Kunden: Ist aktiviert, kann der Kauf eines Produkts automatische Etiketten am Kundendatensatz vergeben.
Druckdokumente
- Drucken von Belegen und Dokumenten: Die Bestellung kann in verschiedenen Formaten gedruckt werden (z.B. A4-Beleg fürs Archiv oder 80mm-Beleg für Filialen/POS) direkt im Bearbeitungsbildschirm oder gesammelt aus der Liste heraus.
Marketing-Automatisierungen
Die Erstellung einer neuen Bestellung fungiert als Trigger für konfigurierte Marketing-Automatisierungen und ermöglicht so das automatische Starten von E-Mail-Sequenzen oder anderen Aktionen.
