Beschreibung: Ein unverzichtbares Werkzeug zur Erstellung von Verträgen, Einwilligungsformularen oder strukturierten Fragebögen, das die Erfassung spezifischer Daten, digitale Unterschriften und die Erstellung offizieller PDF-Dokumente ermöglicht.

Wozu dient es? (Praktische Beispiele)

Verwenden Sie es, um formale und rechtliche Datenerfassungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

• Einholung von Einwilligungen: Erstellen Sie Einwilligungsformulare (z. B. Datenschutz, GDPR), die eine digitale Unterschrift und die automatische Archivierung des ausgefüllten Dokuments erfordern.
• Kunden-Onboarding: Erfassen Sie strukturiert alle erforderlichen persönlichen, steuerlichen und wohnsitzbezogenen Daten für die Aktivierung eines Dienstes oder die Registrierung eines neuen Kunden.
• Offizielle Dokumente: Generieren Sie automatisch formelle Dokumente (wie angenommene Kostenvoranschläge oder Servicevereinbarungen), die im PDF-Format mit fortlaufender Nummerierung heruntergeladen werden können.

Hauptfunktionen

Erstellung und Strukturierung der Formulare

Das System ermöglicht den Aufbau des Vertrags oder Formulars in getrennten Abschnitten, die jeweils entsprechend der zu erfassenden Informationsart konfiguriert werden können.

• Flexible Feldtypen: Sie können verschiedene Arten von Fragen und Feldern einfügen:
• Einzelantwort (Radio Button).
• Mehrfachantwort (Checkbox).
• Freitextfelder (kurz oder lang).
• Felder zur Dateianhang-Erfassung (Anhänge).
• Digitale Unterschrift: Ein spezielles Feld zur Erfassung der Unterschrift per Maus oder Touchscreen.
• Visueller Inhalt: Einfügen von formatierten Textblöcken oder visuellen Elementen (über einen erweiterten Editor) für Erklärungen oder rechtliche Klauseln.
• Pflichtfelder: Definieren Sie, welche Abschnitte vom Benutzer zwingend ausgefüllt werden müssen.
• Benutzerdefinierte Felder: Wenn die Standardfeldtypen nicht ausreichen, können benutzerdefinierte Felder definiert und der erwartete Datentyp (Text, Zahl, Datum, Telefon) angegeben werden.

Verwaltung der Ausfüllungen

Das Verwaltungs-Dashboard bietet eine vollständige Übersicht über erstellte Formulare und erhaltene Antworten.

• Überwachung: Anzeige des Vertragsnamens, der Gesamtanzahl der Ausfüllungen, des Erstellungsdatums und der letzten registrierten Einsendung.
• Detaillierte Archivierung: Für jede Ausfüllung können die Daten des antwortenden Kunden und das genaue Einsendedatum eingesehen werden.
• Überprüfung und Druck: Die vollständige Antwort kann direkt am Bildschirm angezeigt oder das Dokument sofort im PDF-Format generiert und heruntergeladen werden.

Dokumentoptionen

Jeder Vertrag kann in seinen Ausgabe-Eigenschaften angepasst werden:

• Nummerierung: Wählen Sie, ob die Ausfüllungen nur mit einer fortlaufenden ID (z. B. 0001) oder mit dem aktuellen Jahr plus ID (z. B. 20240001) nummeriert werden sollen.
• Mehrfacheinsendung: Entscheiden Sie, ob das Formular pro Benutzer nur einmal oder mehrfach ausgefüllt werden darf.

Einrichtung

Die Einstellungen sind in zwei Hauptbereiche unterteilt: die allgemeinen Optionen des Vertrags und die Konfiguration jedes einzelnen Abschnitts.

Vertragseinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Vertragsname	Der identifizierende Titel des Formulars.
Slug	Die eindeutige Webadresse, die für den Online-Zugriff auf das Formular verwendet wird (Pflichtfeld).
Status	Aktivieren oder deaktivieren Sie das Formular. Wenn es nicht aktiv ist, kann es nicht ausgefüllt werden.
Mehrfacheinsendung	Ermöglicht dem Kunden, mehrere Antworten auf dasselbe Formular zu senden.
Anzeige der Nummerierung	Legt das Format der fortlaufenden Nummerierung der Ausfüllungen fest (nur ID oder Jahr + ID).

Abschnittskonfiguration (Felder)

Beim Hinzufügen eines neuen Abschnitts zum Formular müssen Sie die Typologie und die zugehörigen Einstellungen definieren:

Auswahlfelder (Radio/Checkbox)

• Verfügbare Antworten: Geben Sie die Liste der Optionen ein, die der Benutzer auswählen kann.

Benutzerdatenfelder (Stammdaten)

Diese Felder sind für die Erfassung standardisierter persönlicher Daten konzipiert.

• Erforderliche Daten: Wählen Sie aus, welche persönlichen Informationen (Name, Nachname, Steuer-ID, USt-IdNr., Geburtsort, Wohnsitz usw.) vom Benutzer abgefragt werden sollen.
• Mindestalter: Legen Sie eine Mindestalteranforderung für das Ausfüllen des Formulars fest.

Benutzerdefinierte Felder

• Benutzerdefinierte Felder: Definieren Sie die Namen der Felder, die Sie erfassen möchten. Für jedes Feld können Sie den erwarteten Antworttyp angeben (kurzer Text, langer Text, Zahl, Datum usw.).

Automatische Integrationen

Das Formular ist eng mit dem Kundenstammdatenverwaltungssystem (CRM) und den Kommunikationsautomatisierungen integriert.

Synchronisation der Kundendaten

Wenn das Formular von einem registrierten Benutzer ausgefüllt wird, können seine Daten automatisch verwaltet werden:

• Vorbefüllung der Felder: Verwenden Sie bereits im Kundenstamm vorhandene Daten (z. B. Adresse, E-Mail), um die Vertragsfelder automatisch zu füllen und die Ausfüllung zu beschleunigen.
• Registrierung und Aktualisierung: Ordnen Sie die Formularfelder (z. B. USt-IdNr., Rechnungsadresse) direkt den Feldern im Kundenstamm zu. So aktualisiert oder registriert die Vertragserstellung automatisch die Kundendaten im System.

Automatischer E-Mail-Versand

Nach jeder Ausfüllung kann das System automatische Benachrichtigungen senden:

• Benachrichtigung an den Kunden: Sendet eine Bestätigungskopie oder das generierte PDF-Dokument an den Kunden, der das Formular ausgefüllt hat.
• Benachrichtigung an den Mitarbeiter: Sendet eine interne Benachrichtigung (an die konfigurierte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters), um über eine neue Ausfüllung zu informieren.

Wichtige Unterschiede

Dieses Werkzeug ist ideal für die Erfassung strukturierter Daten und die Erstellung formeller Dokumente (wie Verträge oder rechtliche Formulare). Wenn das Ziel nur die Sammlung von Feedback oder einfachen Meinungen ist, ist das Umfrage-Tool möglicherweise besser geeignet, während dieses Formular die richtige Wahl für Dokumente ist, die eine rechtliche Validierung und die Archivierung von Unterschriften erfordern.