Beschreibung: Zentrales Tool zum Erstellen neuer Supportanfragen, Verfolgen des Status offener Probleme und direkte Kommunikation mit dem Support-Team.
Wozu dient es? (Praktische Beispiele)
Dieses Tool ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Ihre Supportanfragen effizient und dokumentiert bearbeitet werden.
- Meldung und Überwachung: Erstellen Sie eine Anfrage, um eine Fehlfunktion zu melden, Änderungen anzufordern oder technische Fragen zu stellen, und verfolgen Sie den Fortschritt bis zur Lösung.
- Nachverfolgbare Kommunikation: Halten Sie alle Kommunikationen zu einem bestimmten Problem an einem Ort, um Informationsverlust per E-Mail oder Telefon zu vermeiden.
- Angebotsverwaltung: Erhalten und akzeptieren Sie Angebote oder Arbeitsaufträge direkt innerhalb der Ticket-Diskussion mit sofortiger Sichtbarkeit der geschätzten Lieferzeiten.
Hauptfunktionen
Erstellung einer neuen Anfrage
Das Öffnen eines Tickets ist geführt und erfordert folgende Schritte:
1. Auswahl der Kategorie: Wählen Sie die passende Anfragetypologie (z.B. Bug-Meldung, Plugin-Anfrage, Technischer Support). Je nach Kategorie können spezifische Hinweise oder Warnungen erscheinen.
2. Details: Geben Sie einen klaren Titel und eine ausführliche Beschreibung des Problems oder Bedarfs ein.
3. Anhänge: Sie können bis zu 3 Dateien anhängen (Bilder, Word-Dokumente, PDFs, komprimierte Dateien), um visuellen Kontext oder zusätzliche Dokumentation bereitzustellen.
4. E-Mail-Benachrichtigungen: Wenn Sie nicht eingeloggt sind, müssen Sie eine gültige E-Mail-Adresse angeben, um Updates zu erhalten. Als registrierter Nutzer können Sie wählen, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten.
Nachverfolgung und Verwaltung
- Listenansicht: Die Hauptseite zeigt alle Ihre Anfragen mit dem aktuellen Status:
- Wartend: Das Ticket wurde erstellt und wartet auf die erste Antwort.
- In Bearbeitung: Das Support-Team arbeitet an der Anfrage.
- Abgeschlossen: Das Problem wurde gelöst oder die Anfrage bearbeitet.
- Ticket-Details: Im einzelnen Ticket können Sie die vollständige Nachrichtenhistorie, den Fortschritt in Prozent sowie Informationen über die Erstellung und das letzte Update einsehen.
- Antworten und Anhänge: Sie können jederzeit neue Antworten hinzufügen und weitere Dateien anhängen, um die Diskussion aktuell zu halten.
- Anfrage schließen: Wenn das Problem gelöst ist, können Sie das Ticket eigenständig über die entsprechende Schaltfläche schließen.
Integration mit dem KI-Assistenten
Bevor Sie eine neue Anfrage endgültig öffnen, kann das System automatisch relevante Antworten oder Lösungen basierend auf dem Inhalt Ihrer Nachricht vorschlagen. So finden Sie sofort eine Lösung ohne auf die Support-Antwort warten zu müssen.
Automatische Integrationen
Auftrags- und Angebotsmanagement
Wenn Ihre Supportanfrage in ein Angebot oder einen Arbeitsauftrag des Support-Teams mündet, integriert sich das Ticket automatisch mit dem Auftragsverwaltungssystem:
- Auftragsdetails: Innerhalb des Tickets sehen Sie eine Zusammenfassung des Angebots einschließlich Gesamtpreis (ohne MwSt.) und Auftragsstatus.
- Lieferzeiten: Es wird ein geschätztes Lieferdatum angezeigt, berechnet ab Zahlungsdatum der Bestellung (falls noch nicht bezahlt, beginnt die Schätzung ab heutigem Datum).
- Schnelle Zahlung: Ist die Bestellung noch offen, ermöglicht Ihnen eine Schaltfläche die Überprüfung und Bezahlung direkt aus der Ticketansicht heraus.
Kontakte und Supportzeiten
Das Modul bietet ein schnelles Kontaktpanel für den Zugriff auf verfügbare Supportkanäle:
| Kontaktkanal | Details | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| Telefon/WhatsApp | Angegebene Handynummer | Echtzeit-Anzeige ob der Support gemäß festgelegter Arbeitszeiten Verfügbar oder Derzeit Geschlossen ist. |
| Support-E-Mail | Dedizierte E-Mail-Adresse | Rund um die Uhr aktiv, garantierte Antwort innerhalb von 24 Stunden. |
